In ogni azienda, piccola o grande, la gestione dei documenti è una parte essenziale del lavoro quotidiano. Archiviare, condividere, collaborare e soprattutto avere controllo su dove stanno i file e chi può accedervi è una base indispensabile per l’efficienza e la sicurezza operativa.
In questo articolo esploriamo le principali soluzioni per la gestione documentale, confrontando opzioni cloud, on-premise e ibride.
Obiettivo della fase
- Centralizzare l’archiviazione dei file aziendali
- Consentire accesso sicuro da qualsiasi dispositivo
- Facilitare la collaborazione e il versionamento
- Gestire permessi, backup e condivisioni
Soluzioni Cloud – Velocità e semplicità
Google Drive (con Google Workspace)
- Integrazione con Docs, Sheets, Slides
- Condivisione semplice via link o permessi granulari
- Ricerca avanzata e cronologia delle versioni
Pro:
- Interfaccia intuitiva
- Versioning automatico
- Integrazione perfetta con Gmail, Calendar, ecc.
Contro: – Dipendenza da Google
– Privacy da valutare per dati sensibili
– Costo per utente
Microsoft OneDrive (con Microsoft 365)
- Integrazione con Office Online/Desktop
- Funziona bene anche in ambienti misti (desktop locale + cloud)
- SharePoint per gestione avanzata e flussi di lavoro
Pro:
- Potente per aziende con Office
- Integrazione nativa con Teams
- Sicurezza e policy centralizzabili
Contro: – Interfaccia meno agile per alcuni utenti
– Curva di apprendimento su SharePoint
– Prezzi variabili in base a licenze
Soluzioni Self-Hosted – Controllo totale
Nextcloud
Una delle piattaforme più complete per l’autogestione documentale. Open source, flessibile, estendibile.
Include:
- File hosting e condivisione
- App per editor collaborativi (OnlyOffice, Collabora)
- Integrazione con calendario, contatti, chat
Pro:
- Dati sotto pieno controllo
- Possibilità di ospitare in sede o su VPS
- Altamente estendibile
Contro: – Setup e manutenzione richiesti
– Meno “raffinato” nell’interfaccia rispetto a soluzioni cloud
– Richiede attenzione su backup, aggiornamenti, sicurezza
Opzione Ibrida – Il mix intelligente
Soluzione molto adottata da PMI: usare il cloud per la collaborazione e un server Nextcloud per dati interni o sensibili.
Esempio:
- Google Drive per il team marketing e commerciale
- Nextcloud per i documenti tecnici o contabili
- Backup incrociato da Nextcloud a Google Drive o viceversa
Strumenti utili:
- rclone per sincronizzare cartelle cloud/locali
- WebDAV per montare Nextcloud come unità di rete
- VPN + ACL per accessi sicuri
Criteri decisionali chiave
| Criterio | Cloud (Drive, OneDrive) | Self-Hosted (Nextcloud) |
|---|---|---|
| Facilità d’uso | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Costi a lungo termine | Variabili / ricorrenti | Più bassi, ma gestione a carico |
| Privacy e controllo | Limitati | Totali |
| Scalabilità | Alta | Alta (ma tecnica) |
| Backup | Incluso (con limiti) | Da gestire |
| Integrazione | Perfetta con tool cloud | Estendibile via app/plugin |
Conclusione
La gestione dei documenti aziendali non riguarda solo dove si mettono i file, ma anche chi li vede, come li modifica, e dove vengono salvati nel tempo.
La scelta giusta dipende da:
- Tipo di lavoro (remoto o in sede)
- Privacy dei dati trattati
- Livello di autonomia tecnica
- Budget e orizzonte temporale
Fammi sapere se vuoi:
- Includere una guida pratica di installazione Nextcloud
- Aggiungere un articolo con lo schema visuale dei flussi (cloud, on-premise, ibrido)
- o altro
