Google Workspace vs Microsoft 365: suite cloud o soluzioni self-hosted?
Nel mondo digitale moderno, email, calendario, condivisione file e strumenti di collaborazione sono il cuore del lavoro quotidiano. Ogni azienda, anche la più piccola, ha bisogno di un sistema efficiente per comunicare, coordinarsi e condividere informazioni. È qui che entra in gioco il confronto Google Workspace vs Microsoft 365 e le possibili alternative self-hosted.
In questo articolo esploriamo le principali opzioni cloud e le alternative self-hosted, valutando vantaggi, svantaggi e scenari d’uso per aiutarti a scegliere in modo consapevole se puntare su Google Workspace vs Microsoft 365 oppure su una soluzione ospitata in casa.
Obiettivi di questa fase
- Creare caselle email professionali (es. info@azienda.it)
- Gestire calendario, appuntamenti e riunioni
- Collaborare su file, documenti e presentazioni in tempo reale
- Lavorare in team, ovunque ci si trovi (in sede o da remoto)
Soluzioni cloud – il pacchetto “chiavi in mano”
Google Workspace
Include: Gmail aziendale, Google Drive, Docs, Meet, Calendar, Chat.
Ideale per: startup, team agili, lavoro remoto.
Maggiori informazioni sono disponibili sul sito ufficiale
Google Workspace.
Pro:
- Interfaccia moderna e intuitiva
- Ottima collaborazione in tempo reale su documenti e fogli
- Nessuna gestione tecnica dell’infrastruttura
Contro:
- Costo mensile per utente che cresce con il team
- Dipendenza da Google per privacy, sicurezza e continuità del servizio
- Personalizzazione limitata rispetto a soluzioni self-hosted
Microsoft 365
Include: Outlook, OneDrive, Word/Excel/PowerPoint, Teams, SharePoint.
Ideale per: aziende abituate al mondo Office o con forte uso di Excel/Word.
Per i dettagli sulle licenze puoi fare riferimento alla pagina ufficiale
Microsoft 365.
Pro:
- Integrazione profonda con le applicazioni Office
- Teams molto potente per chat, riunioni e collaborazione interna
- Ottime funzionalità di compliance, sicurezza e gestione centralizzata
Contro:
- Interfaccia meno immediata per chi non è abituato all’ecosistema Microsoft
- Maggiore curva di apprendimento lato amministrazione (policy, permessi, gruppi)
Soluzioni self-hosted – libertà, ma con più responsabilità
Mail server in casa: Zimbra, Mailcow, iRedMail
Cosa ti serve: un VPS o server on-premise, un dominio, competenze sysadmin di base.
Puoi gestire direttamente posta, calendari e rubriche.
Per esempio, Mailcow
è una soluzione molto utilizzata per ambienti self-hosted.
Pro:
- Controllo totale sui dati e sulle configurazioni
- Costi ricorrenti ridotti o nulli (oltre a VPS/energia)
- Alta possibilità di personalizzazione (policy, filtri, integrazioni)
Contro:
- Richiede manutenzione costante (aggiornamenti, log, monitoraggio)
- Maggiore rischio di finire in spam se non sono configurati correttamente DKIM/SPF/DMARC
- Backup, sicurezza e hardening sono totalmente a carico dell’azienda
Collaborazione: Nextcloud con OnlyOffice o Collabora
Include: file sharing, documenti collaborativi, chat, calendario, task, note, integrazioni con altri servizi.
Ideale per: team IT-savvy, aziende attente a privacy, GDPR e sovranità del dato.
Un buon punto di partenza è il sito di
Nextcloud.
Pro:
- Soluzione completa, open source e altamente estendibile
- Archiviazione e collaborazione gestite sotto il tuo controllo
- Espandibile con plugin per integrazioni (mail, chat, workflow, moduli, ecc.)
Contro:
- Richiede un buon setup iniziale (web server, database, TLS, tuning)
- Meno “fluido” rispetto alle suite cloud commerciali, per alcuni utenti
- Responsabilità totale su backup, sicurezza e aggiornamenti
Opzione ibrida – il meglio dei due mondi
Un approccio molto diffuso è combinare strumenti cloud e self-hosted, ad esempio:
- Email aziendale su Google Workspace o Microsoft 365
- File sensibili e documenti interni su Nextcloud self-hosted
- Videomeeting su Zoom o Google Meet
- Task management con strumenti open source (es. Kanboard) o cloud (es. Trello, Asana)
Strumenti per gestire l’ibrido
- SSO (Single Sign-On): Keycloak, Azure AD / Entra ID
- Sincronizzazione contatti e calendari (CardDAV, CalDAV)
- Integrazione file/email tra cloud e locale (plugin, connettori, WebDAV)
Confronto costi indicativi
| Soluzione | Costo medio (per utente/mese) | Manutenzione | Privacy & controllo |
|---|---|---|---|
| Google Workspace | 5–12 € | Praticamente nulla | Bassa (dati nei data center Google) |
| Microsoft 365 | 5–15 € | Praticamente nulla | Media (più opzioni di configurazione) |
| Mailcow + Nextcloud | ~2–3 € (su VPS condiviso) | Alta (sysadmin interno/esterno) | Alta (pieno controllo dei dati) |
| Soluzione ibrida | Variabile | Media | Buona flessibilità e compromesso |
Conclusione
La comunicazione è il primo strumento di lavoro digitale. Scegliere tra Google Workspace vs Microsoft 365 o soluzioni self-hosted dipende principalmente da:
- Budget disponibile
- Competenze IT interne (o partner esterni di fiducia)
- Sensibilità su privacy, GDPR e controllo dei dati
- Tipo di collaborazione (remoto, in sede, team distribuiti)
Fammi sapere se vuoi:
- Aggiungere schermate comparative o esempi di interfaccia
- Allegare guide di setup passo-passo per Mailcow, Nextcloud, ecc.
- Inserire casi d’uso reali o consigli specifici per startup e PMI
